เปลี่ยนเอกสารกระดาษให้กลายเป็นข้อมูลดิจิทัลที่ใช้ประโยชน์ได้จริง

หลายหน่วยงานมี “ภูเขาเอกสาร” สะสมมาหลายปี ตั้งแต่แฟ้มสัญญาเก่า แบบฟอร์มสมัครบริการ จนถึงรายงานต่าง ๆ ที่ต้องเก็บตามระเบียบ คำถามคือ — ถ้าเอกสารเหล่านี้ “พูดได้” ในโลกดิจิทัล เราจะทำอะไรได้มากกว่าการเก็บไว้เฉย ๆ แค่ไหน?

1. ปัญหาที่ซ่อนอยู่ใน “แฟ้มเอกสาร”

หลายหน่วยงานยังมี “ภูเขาเอกสาร” ตั้งแต่ แฟ้มสัญญาเก่า แบบฟอร์มสมัคร คำขอ ใบอนุญาต แบบประเมิน บันทึกประชุม ไปจนถึงสำเนาบัตรประชาชนและเอกสารแนบต่าง ๆ

สิ่งที่ตามมาคือปัญหาที่มองเห็นทุกวัน แต่แก้ไขยากหากไม่มี Data Strategy ที่ชัดเจน:

หาข้อมูลช้า – ต้องเปิดแฟ้มจริง เดินไปห้องเก็บเอกสาร โทรถามกันไปมา ใช้เวลาหลายสิบนาทีถึงหลายชั่วโมง
ข้อมูลทับซ้อน แต่ใช้ประโยชน์ไม่ได้ – ชื่อ–สกุล เลขบัตรประชาชน ที่อยู่ เบอร์โทร หรือข้อมูลธุรกรรม ซ้ำอยู่ในหลายเอกสาร แต่ดึงมาใช้รวมกันไม่ได้
เสี่ยงต่อการสูญหายและเสียหาย – น้ำท่วม ไฟไหม้ ย้ายสำนักงาน หรือแค่แฟ้มวางผิดตู้ ก็อาจทำให้เอกสารสำคัญหายไปถาวร
ขัดกับเป้าหมาย “องค์กรดิจิทัล” – แม้หน้าบ้านจะมีระบบออนไลน์ แต่หลังบ้านยังต้องพิมพ์กระดาษเก็บเข้าแฟ้ม ตรวจย้อนด้วยมือทุกครั้ง

คำถามสำคัญคือ “เราจะทำอย่างไรให้เอกสารบนกระดาษ กลายเป็นข้อมูลดิจิทัลที่นำไปใช้ต่อได้จริง” ไม่ใช่แค่สแกนเก็บไว้เป็นไฟล์ภาพเฉย ๆ

2. จาก Scan เฉย ๆ → สู่ “ข้อมูลที่ค้นหาได้จริง”

หลายองค์กรเริ่มสแกนเอกสารเก็บเป็นไฟล์ PDF แล้ว แต่ PDF เหล่านั้นมักเป็นเพียง “รูปภาพของกระดาษ” – เปิดดูได้ แต่ ค้นคำไม่ได้ และ ดึงข้อมูลไปใช้ต่อไม่ได้

โซลูชัน OCR & Digital Transformation จาก ESSNext ถูกออกแบบมาเพื่อเติมเต็ม “ช่องว่าง” ตรงนี้โดยเน้น 3 ขั้นตอนหลัก:

Digitize – แปลงกระดาษเป็นไฟล์ดิจิทัล
รองรับการสแกนจากสแกนเนอร์ มัลติฟังก์ชัน หรือรูปภาพจากมือถือ สามารถรวมไฟล์ แยกไฟล์ และตั้งชื่อไฟล์เป็นระบบ เพื่อเตรียมพร้อมก่อนเข้าสู่ขั้นตอนถัดไป
Recognize – ดึง “ตัวอักษร” ออกจากภาพด้วย OCR
ใช้เทคโนโลยี OCR อ่านตัวอักษรจากเอกสารสแกน รองรับภาษาไทย–อังกฤษ ตัวเลข และช่องกรอกแบบฟอร์มต่าง ๆ แปลงเป็นข้อความที่ค้นหาได้ (Searchable Text)
Structure – แยกข้อมูลให้เป็น “ฟิลด์” ใช้งานต่อในระบบ
ระบุให้ได้ว่า “บรรทัดนี้คือชื่อลูกค้า” “ตรงนี้คือเลขบัตรประชาชน” หรือ “ตรงนี้คือเลขที่สัญญา” ก่อนจะส่งต่อข้อมูลเข้าสู่ระบบ Back Office, DMS, CRM หรือฐานข้อมูลที่มีอยู่เดิม

ผลลัพธ์คือ จากเดิมที่มีเพียง “ไฟล์ PDF หลายพันไฟล์” เราจะได้เป็น “ฐานข้อมูลดิจิทัล” ที่ค้นหาได้ภายในไม่กี่วินาที

3. ใช้ประโยชน์ได้จริงอย่างไร? : ตัวอย่าง Use Case

เมื่อข้อมูลหลุดออกมาจากกระดาษ สิ่งที่เคยเป็นเพียง “หลักฐานเก็บเข้าตู้” จะกลายเป็น “ทรัพยากรข้อมูล” ทันที

3.1 ฝ่ายงานเอกสาร / สารบรรณ / งานทะเบียน

ค้นหาเอกสารย้อนหลังด้วยเลขที่หนังสือ ชื่อหน่วยงาน หรือคำสำคัญในเนื้อหา
เห็นประวัติการติดต่อของหน่วยงานหนึ่ง ๆ จากหลายปีรวมในหน้าจอเดียว
ลดการเดินหาแฟ้ม ลดความเสี่ยงเอกสารสูญหาย

3.2 การเงิน–บัญชี / จัดซื้อ–จัดจ้าง

ดึงข้อมูลจากใบกำกับภาษี ใบแจ้งหนี้ ใบเสร็จ ไปลงระบบบัญชีหรืองบประมาณ
ลดการพิมพ์ตัวเลขเอง ลดความผิดพลาด และลดเวลาทำงานซ้ำ

3.3 งานบริการประชาชน / งานทะเบียนลูกค้า

แปลงแบบฟอร์มสมัครสมาชิก / ขอใช้บริการ / ลงทะเบียนต่าง ๆ ให้กลายเป็นฐานข้อมูล
ค้นประวัติย้อนหลังของผู้ใช้บริการรายหนึ่งจากเลขบัตรประชาชน หรือชื่อ–นามสกุล

3.4 งานกฎหมาย / สัญญา

ทำดัชนีสัญญาโดยอัตโนมัติ เช่น คู่สัญญา วันเริ่มต้น–สิ้นสุด หมายเลขเอกสาร
ค้นหาข้อความสำคัญในสัญญา เช่น เงื่อนไขค่าปรับ หรือข้อกำหนดพิเศษ

4. ทำไมต้อง ESSNext: มากกว่าแค่ OCR ทั่วไป

โซลูชันจาก ESSNext ไม่ได้หยุดอยู่ที่ “อ่านตัวหนังสือออก” แต่เน้นให้ องค์กรใช้ข้อมูลต่อได้จริง และต่อยอดได้ในอนาคต

ออกแบบ Flow ให้เหมาะกับหน่วยงานไทย – รองรับเอกสารราชการ แบบฟอร์มที่มีตราครุฑ ช่องเขียนมือ และรูปแบบที่ไม่เป็นมาตรฐาน พร้อมปรับ Workflow ให้เข้ากับกระบวนการเดิม ไม่บังคับให้ทุกอย่างต้องเปลี่ยนทีเดียว
แยกและจัดหมวดหมู่เอกสารอัตโนมัติ – ระบุประเภทเอกสาร (คำขอ ใบอนุญาต รายงาน สัญญา ฯลฯ) และจัดเก็บเข้าหมวดหมู่ / แฟ้มเสมือนในระบบดิจิทัล
ผสานกับระบบ Back Office / Smart City / DMS ที่มีอยู่แล้ว – ส่งข้อมูลเข้า Database กลาง หรือ Data Lake ของหน่วยงาน เชื่อมต่อกับ Dashboard วิเคราะห์ข้อมูล ระบบร้องเรียน หรือระบบติดตามงาน
คิดเผื่อเรื่อง Data Governance และ PDPA – ออกแบบสิทธิ์การเข้าถึงตามบทบาท กำหนดอายุการเก็บรักษาเอกสาร และการลบหรือปิดบังข้อมูลส่วนบุคคลตามระเบียบและ PDPA

5. ตัวชี้วัด (KPI) ที่อธิบายความคุ้มค่าได้

เมื่อโครงการ Digital Transformation ไม่ได้วัดแค่ “จำนวนเอกสารที่สแกน” เราสามารถตั้ง KPI ที่จับต้องได้ เพื่ออธิบายความคุ้มค่าได้ชัดเจนยิ่งขึ้น เช่น:

เวลาในการค้นหาเอกสาร
ก่อนทำโครงการ: 10–30 นาทีต่อครั้ง
หลังทำโครงการ: เหลือ 10–30 วินาที
อัตราการใช้ข้อมูลซ้ำ (Data Reuse)
จำนวนครั้งที่ดึงข้อมูลจากฐาน OCR ไปใช้ในระบบอื่น เช่น ระบบบัญชี ระบบทะเบียน ระบบอนุมัติ
ลดภาระงานเอกสาร
จำนวนชั่วโมงที่เจ้าหน้าที่ไม่ต้องพิมพ์ข้อมูลซ้ำจากกระดาษ ซึ่งสามารถเปลี่ยนเป็นชั่วโมงที่ใช้กับงานวิเคราะห์หรืองานบริการประชาชนแทน
ลดพื้นที่จัดเก็บเอกสารจริงในระยะยาว
ใช้เป็นเหตุผลสนับสนุนการลดพื้นที่ห้องเก็บเอกสาร เพิ่มพื้นที่สำนักงานหรือพื้นที่บริการอื่น ๆ ที่สร้างคุณค่าได้มากกว่า

6. ก้าวถัดไป: จาก “สแกนเก็บ” สู่ “สถาปัตยกรรมข้อมูลขององค์กร”

การแปลงเอกสารกระดาษให้เป็นดิจิทัลไม่ควรหยุดอยู่แค่การสแกนเก็บ แต่ควรมองว่าเป็นจุดเริ่มต้นของ “สถาปัตยกรรมข้อมูลขององค์กร”

เมื่อข้อมูลในเอกสารถูกดึงออกมาเป็นฟิลด์ เมื่อทุกเอกสารเชื่อมโยงกับรหัสประชาชน เลขที่สัญญา หรือเลขที่หนังสือ และเมื่อข้อมูลเหล่านี้สามารถส่งต่อไปยังระบบ Smart City, Smart Water, Smart Health หรือ Back Office อื่น ๆ

องค์กรจะเริ่มมองเห็นภาพใหม่ ๆ เช่น แผนที่ข้อมูลเชิงพื้นที่จากเอกสารสำรวจ สถิติการร้องเรียนหรือคำขอในแต่ละพื้นที่ หรือภาระงานเอกสารที่สามารถจัดระบบใหม่ให้มีประสิทธิภาพมากขึ้น

“เราพร้อมหรือยัง ที่จะให้เอกสารกระดาษของเรา กลายเป็น ‘ข้อมูลดิจิทัลที่พูดได้’ และใช้ประโยชน์ได้จริง?”

หากหน่วยงานของคุณกำลังมีภูเขาแฟ้ม และเริ่มต้นโครงการ Digital Transformation โซลูชัน OCR & Digital Transformation จาก ESSNext สามารถเป็น “สะพานเชื่อม” ระหว่างโลกอนาล็อกที่เต็มไปด้วยกระดาษ กับโลกดิจิทัลที่ข้อมูลไหลเวียนได้อย่างมีระบบและสร้างคุณค่าต่อเนื่อง